Política de tratamiento de datos personales
QUUANTICA Servicios Tecnológicos S.A.S. — Versión 2.0 · Código QTS-POL-PRD-001. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia).
Documento corporativo aplicable al tratamiento de datos personales realizado por QUUANTICA como Responsable y al tratamiento efectuado por cuenta de sus clientes cuando actúe como Encargado en la prestación de servicios SaaS.
Esta Política ha sido ampliada para reflejar la naturaleza de QUUANTICA como proveedor tecnológico especializado en plataformas para la administración, seguimiento y documentación del SG-SST, incluyendo alojamiento en nube, almacenamiento, respaldos, soporte, mantenimiento, actualizaciones y funcionalidades de inteligencia artificial.
Código
QTS-POL-PRD-001
Versión
2.0
Fecha
18/08/2026
Estado
aprobación y publicación
Elaboró
QUUANTICA SERVICIOS TECNOLÓGICOS S.A.S.
Revisó
Isabel Rojas
Aprobó
Representante Legal
Próxima revisión
Máximo 12 meses o antes si hay cambios relevantes
Control de calidad
Documento estructurado con control documental, marco jurídico y trazabilidad de cambios.
Aplicación
Responsable / Encargado según el tratamiento
1. Identificación del responsable del tratamiento
QUUANTICA SERVICIOS TECNOLÓGICOS S.A.S., identificada con NIT 902.095.588-8, con domicilio principal en Cajicá, Cundinamarca, representada legalmente por JULIAN DAVID CARMONA PRIETO, identificado con C.C. 1.310.075.581, es Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta y trata directamente para sus propias finalidades.
Dato
Información
Razón social
QUUANTICA SERVICIOS TECNOLÓGICOS S.A.S.
NIT
902.095.588-8
Domicilio
Cajicá, Cundinamarca
Representante legal
JULIAN DAVID CARMONA PRIETO
Documento
C.C. 1.310.075.581
Correo de atención
quuantica@outlook.com
Teléfono / WhatsApp
316 799 8542
Sitio web
www.quuantica.com
Para tratamientos realizados por cuenta de un cliente, la calidad de Responsable o Encargado se determinará conforme a la realidad del tratamiento, las instrucciones documentadas y el contrato aplicable. En el modelo SaaS, cuando el cliente determina las finalidades y los medios del tratamiento de la información que incorpora a la plataforma, el cliente actúa como Responsable y QUUANTICA como Encargado.
2. Objeto de la política
La presente Política establece los criterios, reglas, procedimientos y compromisos de QUUANTICA para la recolección, almacenamiento, uso, consulta, organización, administración, transmisión, transferencia, conservación, respaldo, recuperación y supresión de datos personales, de conformidad con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables.
Su finalidad es proteger el derecho fundamental de habeas data, informar a los titulares sobre el tratamiento de su información y establecer reglas claras para las personas que, por sus funciones, tengan acceso a datos personales.
La Política también establece las reglas aplicables a los datos que los clientes incorporen a la plataforma SaaS, sin sustituir las obligaciones legales que correspondan a cada cliente como Responsable del Tratamiento.
3. Marco constitucional y normativo
La Política se estructura principalmente sobre el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012, vigente, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. El régimen reglamentario se encuentra compilado principalmente en el Decreto 1074 de 2015.
También se tendrán en cuenta las normas, reglamentos, circulares, conceptos e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio que resulten aplicables al tratamiento concreto, así como las normas especiales que regulen información sectorial cuando correspondan.
Las referencias normativas de esta Política deberán entenderse incorporadas con sus modificaciones, sustituciones, adiciones o derogatorias. La Política no pretende transcribir integralmente la legislación, sino establecer cómo QUUANTICA implementa sus obligaciones dentro de su operación.
La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
4. Definiciones
Concepto
Definición operativa
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento cuando la ley lo exija.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible
Información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación, incluyendo los datos relativos a la salud.
Encargado
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Titular
Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia
Comunicación de datos personales a un tercero que actuará como Responsable, dentro o fuera del país, según corresponda.
Transmisión
Comunicación de datos personales a un Encargado para que trate la información por cuenta del Responsable.
Anonimización
Proceso mediante el cual la información deja de poder asociarse razonablemente con una persona identificada o identificable.
Incidente de seguridad
Evento real o sospechado que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de información personal.
5. Ámbito de aplicación
Esta Política aplica a los tratamientos efectuados por QUUANTICA en medios físicos, digitales, electrónicos, tecnológicos, en la nube, sistemas internos, aplicaciones, plataformas, dispositivos y demás ambientes bajo su responsabilidad o control.
Comprende, entre otros, los tratamientos relacionados con:
la operación comercial, contractual y administrativa de QUUANTICA;
la plataforma SaaS especializada en SG-SST;
la administración de usuarios, perfiles, credenciales y permisos;
el alojamiento en nube y almacenamiento de información;
respaldos, recuperación, continuidad y preservación de información;
mesa de ayuda, soporte técnico y atención al cliente;
mantenimiento, actualizaciones y mejoras de software;
funcionalidades de inteligencia artificial y asistencia automatizada;
gestión de proveedores y subencargados tecnológicos;
procesos de selección, contratación y administración del personal de QUUANTICA;
facturación, contabilidad, cobro y cumplimiento tributario;
sitio web, formularios, cookies y comunicaciones.
6. Roles de QUUANTICA: responsable y encargado
6.1 QUUANTICA como responsable
QUUANTICA actúa como Responsable cuando determina las finalidades y medios del tratamiento de datos que administra directamente, por ejemplo respecto de clientes, prospectos, representantes legales, contactos comerciales, proveedores, trabajadores, candidatos, usuarios de sus propios servicios y personas que se comunican directamente con QUUANTICA.
6.2 QUUANTICA como encargado
QUUANTICA actúa como Encargado cuando procesa datos personales por cuenta de un cliente que determina las finalidades y medios del tratamiento, particularmente en la prestación del servicio SaaS. En este escenario, QUUANTICA tratará los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas y al contrato y anexo de tratamiento de datos aplicables.
El contrato SaaS de QUUANTICA establece expresamente que, en este supuesto, el cliente es Responsable y QUUANTICA es Encargado, y que el Anexo de Tratamiento de Datos Personales prevalece frente al contrato en caso de contradicción en materia de protección de datos.
7. Principios
Legalidad: todo tratamiento se realizará conforme al ordenamiento jurídico aplicable.
Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas, explícitas y previamente informadas.
Libertad: cuando la autorización sea exigible, deberá obtenerse previamente de manera expresa e informada.
Veracidad o calidad: se procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: se facilitará al titular información sobre la existencia y uso de sus datos.
Acceso y circulación restringida: el acceso se limitará a personas autorizadas y a lo necesario para la finalidad correspondiente.
Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales.
Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento estarán sujetos al deber de confidencialidad.
Necesidad y proporcionalidad: se procurará tratar solamente la información adecuada, pertinente y necesaria.
Responsabilidad demostrada: QUUANTICA mantendrá evidencias y controles razonables que permitan demostrar la gestión de sus obligaciones.
8. Categorías de titulares
Titular / grupo
Ejemplos de tratamiento
Clientes y representantes
Contratación, contacto, facturación, soporte y administración del servicio.
Prospectos y contactos comerciales
Cotizaciones, demostraciones, comunicaciones y gestión comercial.
Usuarios propios de QUUANTICA
Creación de cuentas, soporte, seguridad y administración.
Trabajadores y candidatos de QUUANTICA
Selección, contratación, gestión laboral y SG-SST propio.
Proveedores
Contratación, pagos, facturación y gestión de la relación.
Titulares de clientes
Trabajadores, contratistas, subcontratistas, proveedores, visitantes y personal de SG-SST.
Usuarios de ambientes de clientes
Autenticación, perfiles, permisos, soporte y trazabilidad.
9. Categorías de datos
Categoría
Ejemplos
Tratamiento / acceso
Identificación
Nombre, documento, cargo
Según finalidad y perfil autorizado.
Contacto
Correo, teléfono, dirección
Relación contractual, soporte y comunicaciones.
Laborales
Empresa, área, cargo, vinculación, capacitación
Gestión del servicio y SG-SST.
Contratistas / proveedores
NIT, afiliaciones, vigencias, documentación
Gestión documental y acceso.
Tecnológicos
Usuario, registros de acceso, eventos, IP cuando corresponda
Seguridad, autenticación y soporte.
Imágenes / evidencias
Fotos de inspecciones y documentos
Según instrucciones del Responsable.
Salud / sensibles
Aptitud, restricciones, recomendaciones, accidentes, incapacidades, exámenes
Acceso excepcional y restringido.
Facturación / financieros
Datos necesarios para facturación y pagos
Gestión contractual, contable y tributaria.
El Anexo de Tratamiento de Datos del contrato SaaS de QUUANTICA contempla expresamente trabajadores, contratistas, proveedores, responsables del SG-SST, inspectores, visitantes y personal de portería, así como datos de identificación, información laboral, contratistas, accidentes, condiciones de Salud e imagines.
10. Bases jurídicas del tratamiento
QUUANTICA determinará la base jurídica aplicable en función de la finalidad y naturaleza del tratamiento. Cuando la legislación exija autorización, esta será previa, expresa e informada. En otros casos, el tratamiento podrá sustentarse en las excepciones o habilitaciones previstas por la legislación, como el cumplimiento de una obligación legal o la ejecución de una relación contractual, cuando resulten aplicables.
La existencia de una relación contractual no habilita por sí sola cualquier tratamiento. QUUANTICA aplicará los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y circulación restringida y no utilizará información para finalidades incompatibles con las informadas.
Cuando QUUANTICA actúe como Encargado, la determinación de la base jurídica respecto de los datos de terceros corresponde al Responsable, sin perjuicio de las obligaciones propias de QUUANTICA como Encargado.
11. Finalidades del tratamiento
Gestionar relaciones comerciales, contractuales y precontractuales.
Crear y administrar usuarios, credenciales, roles, permisos y ambientes.
Prestar el servicio SaaS, alojamiento, almacenamiento, respaldo y soporte.
Administrar solicitudes, incidentes, consultas, reclamos y mesa de ayuda.
Mantener la seguridad, prevenir accesos no autorizados, fraude y uso abusivo.
Realizar respaldos, recuperación, continuidad y preservación de información.
Ejecutar mantenimiento, correcciones, actualizaciones y mejoras de la plataforma.
Desarrollar nuevas funcionalidades, procurando que las pruebas y mejoras no requieran datos personales reales cuando puedan utilizarse datos sintéticos, anonimizados o de prueba.
Gestionar funcionalidades de inteligencia artificial conforme a las finalidades informadas y a las instrucciones del Responsable.
Atender requerimientos de autoridades cuando exista obligación legal.
Gestionar facturación, contabilidad, pagos, impuestos y obligaciones legales.
Administrar trabajadores, candidatos y proveedores de QUUANTICA.
Enviar comunicaciones operativas relacionadas con seguridad, mantenimiento, cambios y actualizaciones.
Enviar comunicaciones comerciales cuando exista una base jurídica o autorización que corresponda.
12. Datos sensibles y datos relativos a la salud
Por la naturaleza del SG-SST, la plataforma puede recibir información especialmente protegida, incluyendo datos relativos a la salud y otros datos sensibles. La Ley 1581 de 2012 reconoce esta categoría y establece reglas reforzadas para su tratamiento. La SIC ha reiterado que deben adoptarse medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad y que el tratamiento debe limitarse a las finalidades autorizadas. turn0search28
Cuando QUUANTICA actúe como Encargado, el cliente será responsable de determinar qué información incorpora, contar con las autorizaciones o habilitaciones que correspondan y evitar la carga de datos sensibles que no sean necesarios para la finalidad del SG-SST. El contrato SaaS establece expresamente estas obligaciones. turn7file1L66-L83
QUUANTICA limitará el acceso de su personal a información sensible a los casos estrictamente necesarios para soporte, seguridad, mantenimiento, continuidad o cumplimiento de una obligación legal, bajo deber de confidencialidad y con perfiles diferenciados.
QUUANTICA no utilizará datos sensibles de clientes para publicidad propia, comercialización, elaboración de perfiles ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, salvo que exista una instrucción, habilitación jurídica y condiciones expresas que permitan dicho tratamiento.
13. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
QUUANTICA evitará recolectar datos de niños, niñas y adolescentes. Cuando un cliente incorpore información de menores a la plataforma, el cliente deberá garantizar el cumplimiento de las reglas legales aplicables, la protección del interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.
No se utilizarán datos sensibles de menores para finalidades incompatibles con la protección reforzada que les corresponde.
14. Autorización y gestión de evidencias
Cuando la autorización sea exigible, QUUANTICA utilizará mecanismos que permitan demostrar que fue obtenida de manera previa, expresa e informada. La evidencia podrá conservarse en medios físicos o electrónicos, de acuerdo con la finalidad, los requisitos legales y los ciclos de conservación aplicables.
La autorización deberá informar, de manera clara, las finalidades relevantes, los derechos del titular, los canales de atención y, cuando corresponda, la posibilidad de no suministrar datos sensibles.
Cuando el cliente actúe como Responsable, será este quien deba obtener y conservar las autorizaciones de los titulares cuyos datos incorpore a la plataforma, sin perjuicio del apoyo técnico que QUUANTICA pueda prestar.
15. Derechos de los titulares
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea exigible.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión cuando sea procedente.
Revocar la autorización cuando sea procedente y no exista un deber legal o contractual que impida la supresión.
Acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite interno cuando legalmente corresponda.
16. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes podrán presentarse al correo quuantica@outlook.com o mediante los demás canales oficiales publicados por QUUANTICA. La solicitud deberá contener, en lo posible, nombre e identificación del titular, descripción clara de la petición, datos de contacto y documentos necesarios para verificar identidad o representación.
Recepción y radicación de la solicitud.
Verificación razonable de la identidad del solicitante y de su legitimación cuando actúe un tercero.
Clasificación como consulta, reclamo, solicitud de supresión, revocatoria u otra petición.
Verificación de si QUUANTICA actúa como Responsable o como Encargado respecto del tratamiento involucrado.
Cuando corresponda a un cliente Responsable, remisión oportuna al cliente y colaboración en los términos contractuales.
Análisis, respuesta y conservación de la evidencia de atención.
Las consultas y reclamos se atenderán dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. La referencia operativa vigente contempla diez (10) días hábiles para consultas, prorrogables cuando legalmente proceda, y quince (15) días hábiles para reclamos, con las reglas de prórroga correspondientes.
La SIC dispone que las políticas de tratamiento deben informar los canales para que los titulares ejerzan sus derechos y que el régimen se encuentra desarrollado en la Ley 1581 y el Decreto 1074. turn0search0turn0search10
17. Seguridad de la información
QUUANTICA adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra pérdida, destrucción, acceso no autorizado, alteración, divulgación o tratamiento indebido.
Control de acceso basado en funciones y necesidad de conocer.
Credenciales individuales y gestión de permisos.
Separación lógica de información entre clientes y ambientes.
Medidas de autenticación y protección de cuentas.
Registro y trazabilidad de eventos cuando la arquitectura lo permita.
Gestión de incidentes y mecanismos de contención y recuperación.
Respaldos y mecanismos de preservación de información.
Protección de infraestructura, almacenamiento y servicios tecnológicos.
Deberes de confidencialidad para personal y terceros autorizados.
Revisión y actualización de medidas conforme evolucionen los riesgos y la tecnología.
QUUANTICA no declara mediante esta Política la existencia de certificaciones ISO, SOC, auditorías externas, cifrado específico, niveles de disponibilidad o controles técnicos particulares que no hayan sido formalmente implementados y documentados.
18. Respaldos, nube, NAS y continuidad
El servicio SaaS contempla alojamiento en nube, almacenamiento y respaldo de la información. La arquitectura de continuidad de QUUANTICA contempla mecanismos de respaldo y preservación, incluyendo almacenamiento de respaldo, tecnología de copia espejo y mecanismos de continuidad eléctrica mediante respaldo solar y baterías, de acuerdo con la infraestructura efectivamente implementada.
Estos mecanismos tienen como finalidad reducir el riesgo de pérdida o indisponibilidad de información, pero no constituyen una garantía absoluta de recuperación ante cualquier evento. La disponibilidad y recuperación efectiva dependerán de la naturaleza del incidente, infraestructura afectada, estado de los respaldos y demás circunstancias técnicas.
El cliente podrá utilizar las funcionalidades de descarga de copias de seguridad que la plataforma tenga habilitadas, de acuerdo con las condiciones del servicio y la configuración correspondiente.
Los respaldos no deben interpretarse como sustitución de las obligaciones del cliente de conservar copias propias cuando ello sea necesario por sus obligaciones legales, contractuales o de continuidad.
19. Gestión de incidentes de seguridad
Ante un incidente real o sospechado que pueda comprometer datos personales, QUUANTICA activará medidas de contención, análisis, recuperación y mitigación de acuerdo con sus procedimientos internos.
Cuando el incidente involucre datos tratados por cuenta de un cliente, QUUANTICA informará al cliente sin dilación injustificada y, conforme al contrato SaaS analizado, a más tardar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento, con la información disponible sobre naturaleza del incidente, categorías de datos, volumen aproximado, medidas adoptadas y punto de contacto. turn5file0L25-L33
El eventual reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares se realizará por quien tenga la calidad de Responsable y cuando legalmente corresponda, con el apoyo de QUUANTICA cuando esta actúe como Encargado.
La obligación contractual de informar al cliente dentro de 48 horas no modifica ni reemplaza los términos legales que correspondan para reportar incidentes a autoridades.
20. Subencargados y proveedores tecnológicos
QUUANTICA podrá utilizar proveedores especializados de infraestructura en nube, almacenamiento, respaldo, conectividad, mensajería, seguridad, inteligencia artificial u otros servicios necesarios para operar la plataforma.
Cuando estos proveedores traten datos personales por cuenta de QUUANTICA o de un cliente, serán gestionados bajo condiciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos compatibles con las obligaciones aplicables.
La relación de proveedores concretos, el servicio prestado y la ubicación del tratamiento deberá mantenerse actualizada en los anexos contractuales o registros internos correspondientes. El contrato actual deja expresamente esta relación como información que debe completarse con los proveedores reales antes de la firma.
Categoría
Proveedor
Servicio
Ubicación
Estado
Nube / infraestructura
PENDIENTE DE COMPLETAR
Hospedaje y procesamiento
Servidor quuantica
ok
Respaldo / almacenamiento
PENDIENTE DE COMPLETAR
Copias y preservación
Servidor quuantica
ok
IA
PENDIENTE DE COMPLETAR
Funciones de asistencia
Servidor quuantica
ok
Mensajería
PENDIENTE DE COMPLETAR
Notificaciones
quuantica@outlook.com
ok
21. Transferencias y transmisiones internacionales
Cuando un tratamiento implique comunicación o acceso internacional a datos personales, QUUANTICA evaluará si se configura una transferencia o transmisión internacional y aplicará el mecanismo jurídico exigible conforme a la legislación colombiana.
Antes de incorporar un proveedor extranjero que trate datos personales, QUUANTICA procurará identificar el proveedor, la finalidad, la categoría de información, el país de destino y el mecanismo jurídico aplicable.
Cuando QUUANTICA actúe como Encargado, seguirá las instrucciones del Responsable y las condiciones establecidas en el Anexo de Tratamiento de Datos Personales.
22. Conservación, devolución y eliminación
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales, contractuales y los términos de defensa de derechos que resulten aplicables.
En los servicios SaaS, la devolución y eliminación de los datos del cliente se regirá por el contrato y su Anexo de Tratamiento de Datos. El contrato analizado contempla una ventana para solicitar información, entrega en formato común, conservación posterior por noventa (90) días calendario y posterior eliminación o anonimización, salvo obligación legal o contractual de conservación. turn5file2L131-L139
La eliminación lógica de los sistemas activos no implica necesariamente la eliminación instantánea de todas las copias técnicas de respaldo. Las copias de continuidad podrán permanecer durante los ciclos técnicos definidos y serán objeto de eliminación, sobrescritura o anonimización conforme a los procedimientos aplicables.
23. Inteligencia artificial y asistencia automatizada
La plataforma puede incorporar funcionalidades de inteligencia artificial para apoyar tareas como búsqueda, clasificación, redacción, análisis documental, generación de sugerencias y otras actividades relacionadas con la gestión del SG-SST.
Estas funcionalidades son herramientas de apoyo y no sustituyen el criterio profesional, jurídico, médico, laboral o técnico de las personas competentes del cliente. Los resultados deben ser revisados y validados antes de utilizarse frente a autoridades, terceros o para adoptar decisiones.
QUUANTICA no utilizará datos personales de clientes para entrenar modelos propios o de terceros salvo que exista una habilitación jurídica específica, instrucción expresa cuando corresponda y condiciones documentadas que permitan el tratamiento.
El usuario deberá abstenerse de introducir en funciones de IA información que no esté autorizado a tratar. Cuando la funcionalidad dependa de proveedores externos, se aplicarán las reglas de subencargados y transmisiones internacionales que correspondan.
La cláusula de IA del contrato SaaS establece que los resultados pueden contener imprecisiones y deben ser revisados por personal competente del cliente.
24. Uso de datos para desarrollo, pruebas y mejoras
QUUANTICA podrá desarrollar, corregir, actualizar y mejorar su plataforma y módulos. Las actualizaciones y mejoras del desarrollo incluidas en el servicio se realizarán sin costo adicional cuando así se encuentre previsto contractualmente.
Para pruebas de software, QUUANTICA procurará utilizar datos sintéticos, anonimizados o de prueba. Cuando resulte técnicamente indispensable utilizar información real, se limitará el acceso, se aplicarán controles de seguridad y se respetarán las finalidades, instrucciones y bases jurídicas aplicables.
La incorporación futura de nuevos módulos no autoriza automáticamente nuevas finalidades incompatibles con las informadas. Cuando un nuevo tratamiento requiera información adicional o una finalidad distinta, QUUANTICA realizará la actualización correspondiente y, cuando sea necesario, solicitará la autorización o instrucción que corresponda.
25. Cookies y tecnologías similares
Cuando el sitio web o la plataforma utilice cookies, identificadores, registros técnicos u otras tecnologías similares que permitan asociar información con una persona, QUUANTICA informará su finalidad y aplicará las reglas de protección de datos que correspondan.
Las tecnologías estrictamente necesarias para la operación, seguridad, autenticación y funcionamiento técnico podrán utilizarse en la medida permitida por la normativa aplicable. Las tecnologías utilizadas para finalidades analíticas o comerciales deberán sujetarse a los mecanismos de información y autorización que correspondan.
26. Comunicaciones comerciales y operativas
QUUANTICA podrá enviar comunicaciones necesarias para la ejecución de contratos, seguridad, mantenimiento, cambios del servicio, actualizaciones, soporte y atención de incidentes.
Las comunicaciones de carácter comercial, publicitario o promocional se gestionarán con fundamento en la base jurídica o autorización que corresponda. El titular podrá ejercer sus derechos frente a estas comunicaciones por los canales establecidos.
27. Datos de trabajadores, candidatos y proveedores de QUUANTICA
Cuando QUUANTICA trate datos de sus propios trabajadores, candidatos, contratistas y proveedores, lo hará como Responsable y para finalidades relacionadas con selección, contratación, gestión laboral, seguridad social, SG-SST, pagos, cumplimiento legal, administración contractual y demás finalidades informadas.
La información de salud de trabajadores será tratada bajo las reglas reforzadas aplicables a datos sensibles y únicamente para finalidades legítimas relacionadas con la relación laboral y las obligaciones legales correspondientes.
28. Responsabilidad demostrada y gestión interna
QUUANTICA adoptará un enfoque de responsabilidad demostrada mediante documentación, procedimientos, registros y controles proporcionales a la naturaleza, volumen y riesgos de los tratamientos.
Inventario de tratamientos y bases de datos.
Matriz de riesgos de protección de datos.
Procedimiento de consultas y reclamos.
Procedimiento de incidentes de seguridad.
Registro de autorizaciones cuando sean exigibles.
Registro y evaluación de subencargados.
Capacitación y compromisos de confidencialidad.
Revisión periódica de la Política.
Evidencias de aplicación de controles de acceso y seguridad.
Gestión de cambios tecnológicos y de nuevos módulos.
La existencia de esta Política no constituye por sí sola evidencia de que cada control descrito se encuentre implementado en todos los ambientes. QUUANTICA deberá mantener los registros y evidencias que permitan demostrar la aplicación efectiva de sus medidas.
29. Registro nacional de bases de datos (RNBD)
QUUANTICA verificará periódicamente si, en su calidad de Responsable, se encuentra obligada a inscribir o actualizar bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, atendiendo sus características, activos, calidad jurídica y la normativa vigente.
La SIC informa que el régimen del RNBD se encuentra desarrollado en el capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 y que los responsables sujetos a la obligación deben realizar el registro correspondiente. turn0search0
La eventual obligación de inscripción en el RNBD no modifica las demás obligaciones de protección de datos que resulten aplicables a QUUANTICA.
30. Confidencialidad
Todo trabajador, contratista, administrador, proveedor o tercero autorizado que tenga acceso a datos personales deberá mantener reserva y confidencialidad sobre la información a la que acceda en razón de sus funciones.
El deber de confidencialidad continuará después de terminada la relación laboral, contractual o comercial, en los términos legales y contractuales.
El acceso a datos de clientes se limitará a lo estrictamente necesario para prestar el servicio, atender soporte, realizar mantenimiento, preservar seguridad, gestionar continuidad o cumplir obligaciones legales.
31. Derechos sobre la información del cliente en el servicio SaaS
En el servicio SaaS, el cliente conserva los derechos que le correspondan sobre la información, documentos y datos que cargue a la plataforma. QUUANTICA conserva los derechos sobre su software, plataforma, marcas, diseños, documentación, metodologías y desarrollos, de conformidad con el contrato.
El acceso de QUUANTICA a información del cliente se limitará a prestación, soporte, seguridad, mantenimiento y cumplimiento de obligaciones legales, según lo establecido contractualmente.
32. Responsabilidad del cliente como responsable del tratamiento
Cuando QUUANTICA actúe como Encargado, el cliente será responsable de las decisiones sobre qué datos incorpora, las finalidades, las autorizaciones, la veracidad y actualización de la información, los perfiles de acceso que configure y la atención de los titulares, sin perjuicio del apoyo que QUUANTICA deba prestar.
En particular, la plataforma es una herramienta tecnológica para apoyar la gestión, administración, seguimiento y documentación del SG-SST. No constituye asesoría jurídica, laboral, médica ni certificación de cumplimiento normativo y no sustituye las obligaciones legales, administrativas, técnicas o profesionales del cliente.
Las matrices, documentos, informes, indicadores, alertas, porcentajes de avance y resultados generados por la plataforma deben ser revisados y validados por el personal competente del cliente antes de ser utilizados frente a autoridades o terceros. Esta distribución de responsabilidades se encuentra incorporada en el contrato SaaS. turn7file7L355-L367
33. Datos de terceros incorporados por el cliente
El cliente que incorpore información de trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes u otros terceros declara que cuenta con la legitimidad, autorizaciones, bases jurídicas y demás requisitos necesarios para realizar el tratamiento y para encargar a QUUANTICA las operaciones necesarias para prestar el servicio.
QUUANTICA no solicitará datos personales adicionales a los necesarios para las funcionalidades contratadas, salvo que exista una nueva finalidad legítima, instrucción documentada o requerimiento legal.
34. Modificaciones de la política
La Política será revisada cuando existan cambios normativos, tecnológicos, organizacionales, contractuales o en los tratamientos que hagan necesaria su modificación, y como mínimo de manera periódica según el sistema de control documental de QUUANTICA.
Las modificaciones relevantes serán identificadas mediante nueva versión, fecha de vigencia y registro de cambios. Cuando legalmente corresponda, QUUANTICA informará a los titulares por los medios disponibles.
35. Vigencia
La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por QUUANTICA y permanecerá vigente mientras existan tratamientos de datos personales bajo su responsabilidad. La versión publicada o comunicada a los titulares será la versión aplicable desde su fecha de vigencia, sin perjuicio de los tratamientos sujetos a contratos específicos.
En los contratos SaaS, esta Política constituye un documento corporativo de QUUANTICA y no sustituye el Anexo de Tratamiento de Datos Personales celebrado con cada cliente.
36. Canales de atención
Canal
Información
Correo electrónico
quuantica@outlook.com
Teléfono / WhatsApp
316 799 8542
Sitio web
www.quuantica.com
Domicilio
Cajicá, Cundinamarca
Responsable interno de protección de datos
Pendiente de designación formal
Para solicitudes de titulares se recomienda utilizar el correo oficial e incluir información suficiente para verificar identidad y atender la petición.
37. Control de documentos y registro de cambios
Versión
Fecha
Descripción
Estado
1.0
18/08/2026
Primera versión de la Política.
Antecedente
2.0
18/08/2026
Ampliación jurídica y operativa; roles Responsable/Encargado, datos sensibles, seguridad, incidentes, IA, nube, respaldos, subencargados, RNBD y procedimientos.
Aprobada
38. Documentos relacionados
Contrato de Prestación de Servicios SaaS QUUANTICA – A.R. CONSTRUCCIONES S.A.S.
Anexo C – Anexo de Tratamiento de Datos Personales.
Anexo D – Niveles de Servicio.
Anexo E – Acta de Inicio del Servicio SaaS.
Anexo F – Acta de Aceptación de la Implementación.
Formatos de autorización y atención de consultas/reclamos.
Procedimiento interno de gestión de incidentes de seguridad.
Matriz de tratamientos y riesgos de protección de datos.
39. Fuentes normativas y de consulta
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. SUIN-Juriscol reporta esta ley como vigente. turn0search10
Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo relacionado con protección de datos personales.
Superintendencia de Industria y Comercio – información oficial sobre políticas de tratamiento, derechos de titulares, datos sensibles y Registro Nacional de Bases de Datos.
Las fuentes se consultaron para la estructuración de esta versión. La aplicación concreta de una norma a una situación particular deberá verificarse según las circunstancias y la regulación vigente al momento del tratamiento.
40. Aprobación
La presente Política será sometida a aprobación por el representante legal de QUUANTICA SERVICIOS TECNOLÓGICOS S.A.S. y, una vez aprobada, deberá ser publicada o puesta a disposición de los titulares por los medios que correspondan.
Rol
Nombre
Firma
Fecha
Representante legal
JULIAN DAVID CARMONA PRIETO
18/08/2026
Revisión jurídica
JULIAN DAVID CARMONA PRIETO
__________________
18/08/2026
Responsable interno de datos
Isnardo Carmona Ramirez
____________________
18/08/2026
Código
QTS-POL-PRD-001
Versión
2.0
Fecha
18/08/2026
Estado
Para aprobación y publicación
Elaboró
QUUANTICA SERVICIOS TECNOLÓGICOS S.A.S.
Revisó
Sarah Ocampo Posada
Aprobó
Representante Legal
Próxima revisión
Máximo 12 meses o antes si hay cambios relevantes
Control de calidad
Documento estructurado con control documental, marco jurídico y trazabilidad de cambios.
Aplicación
Responsable / Encargado según el tratamiento