Política de tratamiento de datos personales

1. Objeto

La presente política tiene por objeto establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por QUUANTICA Servicios Tecnológicos (en adelante «QUUANTICA»), en su calidad de responsable del tratamiento, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

2. Identificación del responsable

Razón social: QUUANTICA Servicios Tecnológicos.
Domicilio: Chía, Cundinamarca, Colombia.
Correo de notificaciones: quuantica@outlook.com.
Teléfono / WhatsApp: +57 316 799 8542.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se realice el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos, entre otros).
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

4. Principios aplicables

El tratamiento de datos personales por QUUANTICA se rige por los principios de:

1. Legalidad
2. Finalidad legítima e informada al titular
3. Libertad y consentimiento previo
4. Veracidad o calidad de la información
5. Transparencia
6. Acceso y circulación restringida
7. Seguridad técnica y administrativa
8. Confidencialidad

5. Categorías de datos tratados

QUUANTICA trata las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación y contacto de clientes, prospectos y proveedores.
• Datos laborales y profesionales del personal de empresas que utilizan la plataforma (cargo, dependencia, sede, fecha de ingreso, EPS, ARL, AFP).
• Datos relacionados con seguridad y salud en el trabajo cuando son cargados por el cliente: exámenes médicos ocupacionales, accidentes laborales, ausentismos, capacitaciones, perfiles sociodemográficos.
• Datos de navegación y de uso de la plataforma.

6. Tratamiento de datos sensibles y de menores

Cuando el tratamiento involucre datos sensibles (datos de salud ocupacional, por ejemplo), QUUANTICA solicitará autorización expresa al titular o al responsable autorizado de la organización contratante. El tratamiento de datos de menores de edad se realiza únicamente cuando exista justificación legal y autorización del representante legal.

7. Finalidades específicas del tratamiento

Los datos personales serán tratados para:

1. Ejecutar los contratos celebrados con los clientes y prestar los servicios contratados.
2. Soportar la operación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de las organizaciones cliente.
3. Atender procesos de auditoría interna y externa.
4. Generar reportes, estadísticas e indicadores de gestión.
5. Cumplir con obligaciones tributarias y comerciales.
6. Comunicar novedades, cambios contractuales y eventuales modificaciones a la plataforma.
7. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.

8. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido tratados.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

9.1. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. Reclamos

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si la cantidad de información lo amerita, este plazo podrá ampliarse hasta por ocho (8) días hábiles más, previa información al interesado.

El reclamo deberá contener como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para notificaciones.
• Documentos que se quieran hacer valer.

10. Mecanismos para autorizar y revocar autorización

El titular otorga su autorización mediante: (i) la aceptación expresa al momento del registro o contratación, (ii) el envío de información por correo, (iii) el uso de la plataforma o (iv) cualquier otro medio inequívoco de aceptación. La revocatoria podrá realizarse en cualquier momento, salvo que medie obligación legal o contractual que justifique la conservación del dato.

11. Vigencia de la base de datos y de la política

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas, así como las obligaciones legales aplicables. Esta política rige a partir de su publicación y se mantendrá vigente mientras QUUANTICA preste sus servicios.